一、准备的材料
     1、成绩评定表：每生一份；2、答辩记录表：每生一份；3、欠费信息表：每组一份；
     4、答辩记录本：每组一份；5、答辩记录纸：每师一份。
二、张贴的材料（宣传栏、橱窗、答辩场所门上各贴一份）
     1、学生答辩须知；     2、学生分组表。
三、设备准备
     1、计算机系统（含机器、电源插座等）； 2、投影仪。
四、答辩过程及组织
      1、组织：答辩以教研室为单位组织进行。答辩过程中教师人数不得少于3人。
      2、考勤：参与答辩的教师在签到表上签字，当次没有参与答辩教师对应位置要当次答辩结束时填上相关符号。
      3、论文评审：答辩时每组指定一名教师负责学生毕业设计论文的审评阅（包括资料的完整性、质量和格式是否符合要求等）。对于不符合要求者，可直接在其上修改、批阅，以作为学生修改的依据。对于数量、质量不符合要求的要让其及时修改，直至合格后再来参与答辩。对于符合要求可以参与答辩的要给出评定成绩，并将成绩记入答辩记录后签字。
       4、答辩记录：答辩时每组指定一名教师负责学生答辩过程的记录（参见答辩记录表），综合成绩的给出要参考每个教师的评定成绩。答辩过程中，其他教师也要做好自己的记录，在答辩记录（稿纸或本、也可以毕业设计指导记录本）上记录学生答辩过程信息，并对每学生的答辩情况给出自己的评定成绩，供答辩组综合给出总评成绩。
       5、档案材料收集。学生毕业设计档案袋需要收集的东西参见“向系答辩委员会提交的档案及材料”。需要指导教师补做（比如补签、补填）的由学生交指导教师办理，办理完毕后由指导教师统一交系办。
因此，学生毕业答辩一结束，答辩教师提醒学生按要求整理材料，整理好后将全部材料交指导教师，并由指导教师负责最后把关并上报。（专科组可不统一装订，但要简单装订）。
       6、指导教师要填写“成绩评定表”的“指导教师评定意见”页。
      （1）在填写“一、对毕业设计（论文）的学术评语”时，应具体、准确、实事求是、有针对性，不能千篇一律。（2）在填写“二、对毕业设计（论文）评分”时要按理工科评分项目根据学生毕业设计时表现，客观、真实对每一项进行打分并给出合计得分。（3）最后指导教师要在签字处签名并记录日期，将评分结果交答辩组。
       7、毕业设计成绩评定表的填写
       （1）答辩小组要填写“成绩评定表”的“一、评语”部分，填写时要根据学生答辩情况及其论文质量进行综合评定。（2）答辩小组还要填写“成绩评定表”的“二、评分”部分，小组每个成员要签字并填写日期。（3）答辩小组长要在“毕业设计（论文）成绩评定”表填写综合成绩和折合等级，并签字，填写日期。
        8、答辩组材料上报。答辩组在答辩过程中，要注意答辩材料的收集。答辩后，所有原始材料汇总后上交系毕业答辩领导小组。
       答辩结束后要及时将本组答辩学生的成绩按汇总表格式汇总后交答辩组。汇总表中的“指导教师评分”部分由指导教师填写，指导教师要在毕业答辩开始时给出该成绩。
答辩小组还要根据答辩记录汇兑成“毕业设计成绩汇兑表”，一并交答辩组。
       9、附注：毕业答辩学生分组已经确定，答辩题目与表不符者或做同一个题目学生被分到不同组者可通过指导教师向答辩组说明并更改(临时更改者除外)。